OUTLOOK 2013

MS PROJECT 2013

 

 

MS Project 2013 es un gestor de proyectos integrado dentro de un entorno ofimático como es MsOffice 2013, aunque puede adquirirse por separado. Microsoft Office Professional Plus 2013 incluye Microsoft Project Professional 2013 dedicado a la gestión de proyectos PPM.

  Su uso suele ser en entornos corporativos y profesionales, utilizándose poco en el ámbito doméstico como si sucede con el resto de programas del paquete ofimático.

Para empresas y profesionales facilita enormemente la programación de tareas, la gestión de recursos y el control de costes. Con MS Project 2013 podemos hablar y coordinar proyectos con el resto del equipo sin salir de la aplicación.

       Lo nuevo

•  Nuevo conjunto de informes con opciones gráficas inéditas que permiten generar reportes más claros para sus destinatarios.
• Informes de evolución personalizables: Trabajo planificado, completado y restante como líneas de un gráfico.
• En los diagramas de Gantt se aporta más claridad en las líneas de tareas mediante el uso de colores.
• Lync 2013 permite conectar a todos los miembros del equipo sin salir de la aplicación. Skydrive nos permite disponer de los archivos compartidos en cualquier dispositivo conectado a la red.
• Es compatible con anteriores versiones: Escalas de tiempo, rutas de acceso a tareas, costes, recursos y asignaciones, etc, … Conexión de Ms Project a Visio y de MS Project a Excel con tablas dinámicas. 
   Introducción
  
  
  Cada proyecto se compone de una serie de tareas interrelacionadas, con una fecha de inicio y una duración, que determinaremos basándonos en la experiencia o en técnicas de estimación. Para llevar a cabo estas tareas les asignaremos recursos (personas, materiales, instalaciones etc.) que tendrán una disponibilidad y un coste. Una vez realizada la planificación temporal, Ms Project 2013 nos ayudará en el seguimiento diario:
• Revisando si se cumplen las fechas de finalización de tareas.
• Vigilando si son necesarios más recursos para el cumplimiento de plazos. Controlando si se mantienen los costes durante el proyecto.

En un proyecto deberemos controlar distintas variables como la duración, los recursos necesarios para llevarlo a cabo y el coste. Por ejemplo si planificamos un proyecto para el desarrollo de una aplicación, este tendrá una fecha de entrega y un presupuesto que deberemos respetar.

Gracias a la planificación y el posterior seguimiento del proyecto podremos evitar incumplir plazos o desviaciones del presupuesto inicial. La falta de planificación suele ser la causa de retrasos, aumento de costes y baja calidad de muchos proyectos.

Fases de un proyecto

 Las fases previas en la gestión de proyectos son:

1. La definición de la finalidad del proyecto, establece el ámbito y objetivos del mismo. Suelen realizarse entrevistas con el cliente para definir necesidades y objetivos a alcanzar. En esta fase aun no se tienen cuentan factores como la duración del proyecto, costes etc. sólo se trata de definir el problema y las posibles soluciones.

2. Estudiar la viabilidad del proyecto, para ver si es realizable. Hay que considerar las posibles estrategias de solución, analizar riesgos y si la ejecución del proyecto es rentable.

3. Estimar el tiempo, coste y esfuerzo requeridos. Podemos estimar basándonos en nuestra experiencia, aunque existen técnicas y métodos de estimación, como la técnica Delphi o lastécnicas de descomposición.

4. Planificación temporal, para asegurarnos que podemos cumplir los objetivos y plazos fijados. Plasmaremos en MS Project las fases y tareas del proyecto, con sus duraciones, relaciones, recursos y costes basándonos en las estimaciones. Esta planificación nos servirá de guía para iniciar el proyecto.

5. Cuando comienza la ejecución del proyecto entramos en la fase de seguimiento y adaptación a los cambios.

Utilizaremos Ms Project 2013 para vigilar si se va cumpliendo la planificación. Conforme el proyecto vaya avanzando actualizaremos periódicamente el proyecto con datos reales. Si alguna tarea se sale del calendario previsto tendremos que reorganizar las tareas o reasignar recursos para solventarlo, o hacer reestimaciones más concretas.

Para llevar a cabo esta gestión Project combina varias técnicas, el Diagrama de Gantt, Diagrama de PERT y el Método de la ruta o camino crítico CPM, que estudiaremos con mayor detalle en siguientes capítulos.

 Proyectos

 Un proyecto es una actividad planificada a priori orientada a la consecución de unos objetivos de manera eficiente.

Para llegar a nuestra meta tendremos que contar con recursos que pueden ser tangibles como los recursos económicos o los recursos humanos e intangibles como el tiempo, la experiencia, prestigio de la compañía, conocimiento, etc.

Un proyecto suele estar comprendido por una fecha de inicio, una serie de etapas intermedias y un fin. En él se expondrán las tareas, plazos de ejecución y costes.

Existirán tareas que se realizarán paralelamente y otras que no podrán comenzar hasta que no termine la fase previa. Por eso una demora en una fase anterior provoca desajustes en las etapas posteriores. Hoy en día se utiliza software precisamente para recalcular al instante cualquier variación en los plazos de ejecución.

El proyecto por definición ha de tener previamente descritas todas las operaciones, luego vendrá la etapa de ejecución, con sus desviaciones y soluciones bien sobre la marcha o fruto de los controles del proceso.

Para realizar un proyecto bien estructurado recomendamos seguir el conjunto de pasos, que estudiaremos a continuación…

 “Dirigir bien, es hacer que los demás tengan éxito.”

 Fases

Las fases  en la gestión de proyectos son:

1. La definición de la finalidad del proyecto, establece el ámbito y objetivos del mismo. Suelen realizarse entrevistas con el cliente para definir necesidades y objetivos a alcanzar. En esta fase aun no se tienen cuentan factores como la duración del proyecto, costes etc. sólo se trata de definir el problema y las posibles soluciones.

2. Estudiar la viabilidad del proyecto, para ver si es realizable. Hay que considerar las posibles estrategias de solución, analizar riesgos y si la ejecución del proyecto es rentable.

3. Estimar el tiempo, coste y esfuerzo requeridos. Podemos estimar basándonos en nuestra experiencia, aunque existen técnicas y métodos de estimación, como la técnica Delphi o las técnicas de descomposición.

4. Planificación temporal, para asegurarnos que podemos cumplir los objetivos y plazos fijados. Plasmaremos en MS Project las fases y tareas del proyecto, con sus duraciones, relaciones, recursos y costes basándonos en las estimaciones. Esta planificación nos servirá de guía para iniciar el proyecto.

5. Cuando comienza la ejecución del proyecto entramos en la fase de seguimiento y adaptación a los cambios.

Ciclo de vida de un proyecto:

 

 

Estructurar

 Mediante una reunión inicial de coordinación con los responsables de proyecto fijaremos las directrices del proyecto.

Definiremos la finalidad , los objetivos del proyecto y los principios de gestión (intenciones) que nos servirán de guía.

Una vez que se ha definido el ámbito del proyecto, debe estudiarse la viabilidad del proyecto. Considerar las diferentes  alternativas e identificar las posibles restricciones técnicas y de gestión, con el fin de escoger la mejor solución.

Tendremos que estimar antes de comenzar, de cuánto tiempo disponemos, el esfuerzo humano requerido y cual será su coste.

Planificar

 En la planificación se identifican las tareas que componen el proyecto, y las dependencias entre ellas. Se estima el esfuerzo , tiempo y costes necesarios para completar cada una de las tareas. Se asignan los recursos humanos y materiales a cada tarea. Este estudio debe ser lo más completo posible.

Una vez identificadas las tareas y determinada la duración mínima del proyecto se obtendrá una agenda de fechas para realizar el seguimiento y control del proyecto.

Toda esta información se presenta mediante diagramas como el Gantt que nos muestran gráficamente la distribución de las tareas.

 Es fundamental asignar tareas a nuestro equipo y que cada miembro tenga clara sus funciones y prioridades.

Una vez se ha creado la programación comienza la implementación del proyecto. Cuanto más complejo y largo sea un proyecto más posibilidades hay de que se produzcan variaciones en la programación original. En la fase de seguimiento se compara  lo planificado con el trabajo real, con el objetivo de ajustar la parte no completada del proyecto para no desviarnos del presupuesto o incumplir plazos.

La actividad de seguimiento permitirá controlar varios aspectos básicos en la gestión de proyectos:

• Comprobar si las tareas comienzan y finalizan según lo planeado, y si esto afecta a la fecha de finalización del proyecto.
• Controlar si los recursos están empleando más o menos tiempo del que se planificó para realizar una tarea.
• Vigilar si los costes se mantienen o hay diferencias con el presupuesto original.

Si detectamos que nos estamos desviando de la planificación original estaremos a tiempo de adaptar la programación. Podremos reasignar recursos, reordenar tareas o ajustar el calendario laboral para evitar  incumplir los plazos fijados, o superar los costes estimado.

 

 Recursos

 Un vez asignadas tareas y hayamos delegado en nuestro equipo realizaremos la función de soporte, seguimiento y control del proceso. Necesitaremos medir y obtener ratios para poder obtener estadísticas.

Como jefe de proyecto debemos tener claro cuales son los valores de los ratios que debemos alcanzar para conseguir nuestros objetivos.

Es posible que el equipo asignado no consiga determinadas metas, debemos tener en cuenta pequeños márgenes de actuación en nuestros cálculos tanto de tiempo, como de dinero, personas, etc.

 Limitaciones

 Los proyectos se enfrentan a limitaciones que pueden poner en peligro la viabilidad de los mismos. Estas limitaciones pueden ser internas como el tiempo, recursos económicos-financieros, humanos o externas como el marco legal, competencia, etc.

Establecidos los objetivos y limitaciones, se realiza un listado con las actividades necesarias para conseguir cada objetivo. Agruparemos las tareas y las incluimos en la programación para determinar qué personas y habilidades necesitaremos.

Project trabaja con dos tipos de recursos:

• Recursos de trabajo : Son la personas que trabajarán en el proyecto.
• Equipamiento: Si el equipamiento que se va a utilizar no tiene ningún coste quizás no sea necesario agregarlo al proyecto. Pero si por ejemplo necesitamos para el proyecto instalaciones o equipamiento en alquiler, o comprar algún material específico es importante agregarlo al proyecto para que la estimación de los costes sea más real. También puede ocurrir que la utilización del equipamiento determine el comienzo de una tarea.

 

En Project es posible personalizar el calendario para un recurso determinado, de forma que podamos recoger horarios diferentes, periodos vacacionales, o indicar si un trabajador no está disponible un día determinado porque está ocupado en un proyecto diferente.

Mediante la configuración de los recursos y su asignación a las tareas controlaremos el esfuerzo necesario para realizar el proyecto, y los costes por el uso de estos recursos.

 

Costes fijos

Los costes (costos) fijos son aquellos que se producen periódicamente y en relaciones fijas, por ejemplo el pago del alquiler de las instalaciones, o una licencia de software.

Algunos ejemplos de ahorro de costes fijos son:

• Utilizar Internet para comunicarnos con proveedores, clientes, administración, etc. Hoy en día con las tarifas planas podemos hacer uso intensivo de nuestra conexión. Podemos sustituir parte de los consumos variables en comunicaciones telefónica, carta, etc. por el coste fijo de conexión a internet.

• Internalizar funciones subcontratadas. Por ejemplo podemos formar al personal interno para que lleve la gestión laboral y fiscal en lugar de pagar una cuota mensual a una asesoría-gestoría.

• Y su opuesto; la externalización de funciones o servicios que podríamos definirla como la acción de recurrir a una agencia externa para que realice una función interna pero no clave para nuestro negocio. Así, podemos centrarnos en lo que mejor sabemos hacer o “Core business”. Por eso el outsourcing ayuda a la especialización de nuestra empresa y a centrarnos en nuestra actividad principal responsable de nuestra rentabilidad como empresa. “El outsourcing proporciona flexibilidad y eficiencia.”

•  Mayor productividad por coste hora/trabajador.

 Costes variables

 Los costes variables son aquellos que se producen proporcionalmente al nivel de actividad, como pueden ser los costes de suministros de papel, discos u otros materiales fungibles.

Algunos ejemplos de ahorro en costes variables:

• Consumibles, utilizando productos reciclados que suelen ser más económicos.

• Renegociar los gastos de telefonía e Internet. Revisar muy bien las facturas es posible que nos cobren pequeñas cantidades por servicios que no necesitamos. Como desvío de llamada, antivirus, etc.

• Optimizar viajes y gastos de mensajería. Quizá la opción de valija un solo día a la semana para los envíos resulte igual de eficaz y mucho más económica que los envíos a discreción.

• Comparar precios en la adquisición de suministros con al menos 3 proveedores.

• Reducir comisiones bancarias, cambiando la operativa. Podemos pagar nuestros proveedores con cheque en lugar de realizar transferencias. A la par que ganamos en financiación pues suelen tardar más días en descontar la cantidad abonada.

• Internalizar trabajos de proveedores. Por ejemplo desarrollar nuestra propia web, hoy en día esto es viable gracias a las herramientas informáticas disponibles sin grandes conocimientos informáticos.

• Utilizar los rendimientos en especie para los variables de las nóminas éstos ahorran tasas e impuestos (IRPF España), tanto a la empresa como al trabajador, a la vez que deducen nuestro pago en los seguros sociales pues no cotizan. Como los cheques comida, pago de guarderías, gastos de formación, etc.

 Costes en MS Project

 En Project es posible controlar el aspecto financiero del proyecto, de forma que podamos prever cual será su coste, o controlar como podemos reducirlos. Asignando un coste a los recursos de trabajo, y materiales podremos obtener conocer información útil como:

• El coste total esperado del proyecto
• El coste de una tarea o fase concreta del proyecto
• El coste de los recursos
• Comparar los costes reales del proyecto con los previstos.

El coste de cada tarea será la suma del coste de todos los recursos de trabajo asignados a la tarea y del coste de los materiales y costes por uso. En el caso de que conozcamos los costes fijos de de una tarea (Alquiler del local, amortizaciones de maquinarias, Impuestos, etc.) podemos agregarlos directamente a la tarea.

Además de asignar los costes a recursos en tareas, en Project es posible indicar cuándo se ha contraído el coste de un recurso y cuándo se carga.

• Podemos cargar los costes al principio si es necesario pagar por anticipado, antes de que comience la tarea.
• Cargarlos al final de la tarea, si es posible realizar el pago una vez que la tarea se haya completado el trabajo.
• O Prorratearlos si necesitamos distribuirlo  durante la duración de la tarea.

 Temporalización

 Determinaremos la secuencia y la temporalización o momento en el que abordaremos cada tarea. Estudiaremos el tiempo de duración de cada una y su interrelación para establecer cierto margen de maniobra.

Los hitos sirven para marcar pequeñas metas y establecer un tiempo límite para conseguirlos. De esta forma nos aseguramos que llegaremos a tiempo al final.

 Validación

 Este último paso implica identificar y analizar las amenazas según su impacto en el plan. Es recomendable reunir a los agentes involucrados para realizar este análisis, así como proponer posibles planes de prevención y contingencia.

Pueden realizarse algunos cambios en el plan original, en función de las amenazas detectadas o las medidas preventivas. Hechos estos cambios y revisado el plan, por parte del responsable del proyecto, es fundamental comunicar a los implicados la planificación actualizada.

La ejecución del proyecto será mucho más fluida si se ha acertado en la planificación. Lo mismo ocurrirá con el control de lo ejecutado. El esfuerzo empleado en la planificación obtendrá sus frutos a lo largo del proyecto, asegurando el éxito del mismo.

 Casos de estudio

 Éxitos, proyectos fallidos, mercado, competencia, tribunales, I+D+i, en definitiva la evolución de la vida de una empresa durante 30 años:

POMER POINT 2013

 

 

Powerpoint 2013 ha renovado su interfaz al estilo Metro-Windows 8, más ordenado y más limpio. Se ha aprovechado mejor el espacio para poder realizar presentaciones desde dispositivos táctiles.

 Lo nuevo:

•  Debido a la evolución de las pantallas, Powerpoint 2013 ofrece soporte para el formato HD y utiliza como formato predeterminado el panorámico 16:9. Incorpora la proyección multi-pantalla, un nuevo modo de presentación más impactante.

• Incluye nuevas formas para insertar elementos. Se pueden incrustar vídeos y multimedia en cualquier documento de Ms Office desde la web. Por ejemplo podemos utilizar Flickr como repositorio de imágenes para insertar en nuestros documentos.
• Los pinzamientos de las figuras insertadas o “guías inteligentes” permite una mejor alineación de los elementos gráficos. Que por cierto ahora se pueden combinar y aplicar efectos para formar nuevos objetos gráficos.
• Mayor control de las reglas y guías en el patrón de diapositivas. Se pueden diferenciar por colores.
• La vista moderador ofrece la posibilidad de consultar las notas mientras realizamos la proyección de las diapositivas (slides), hacer zooms dinámicos obre determinadas zonas o pasar de manera directa a cualquier diapositiva de la presentación sin necesidad de hacerlo de forma secuencial. Éste modo de presentación dual evita dar la espalda al público asistente.
• En cuanto al trabajo en grupo podemos compartir presentaciones, dónde además cada invitado puede dejar sus comentarios en zonas de las slides. Precisamente se pueden compartir en la nube.
• La proyección multi-pantalla permite proyectar diferentes recursos en distintas pantallas. Por ejemplo podemos mostrar nuestra diapositiva en un monitor mientras lanzamos un vídeo en otro que apoye la demostración. Es una manera muy potente de fijar contenidos en la audiencia.

 Introducción 

 MS PowerPoint es una aplicación diseñada para ayudarnos en la creación de presentaciones gráficas de manera sencilla ya que este software presenta una interfaz común a las otras aplicaciones integrantes del paquete MS Office 2013.

 (Pantalla de bienvenida de Powerpoint 2013)

Con las presentaciones de PowerPoint podemos preparar transparencias o mostrarlas directamente en pantalla de forma similar a un conjunto de diapositivas. Éstas pueden tener títulos, textos, gráficos, imágenes prediseñadas, formas y elementos multimedia como clips de audio y vídeo.

Para dominar las distintas opciones de PowerPoint para el desarrollo de presentaciones eficaces y su exposición en público, asegúrate de conocer:

• Los tipos de vistas.
• Trabajar con reglas y guías
• Manejar objetos y texto
• Utilizar tablas y gráficos
• Organigramas
• Insertar sonidos y películas
• Dominar las transiciones de diapositivas…

 Como puedes observar en la imagen superior Powerpoint 2013 ofrece la posibilidad tanto de abrir archivos locales como los ubicados en nuestras cuentas de discos duros virtuales tipo OneDrive (ant. SkyDrive), Dropbox, etc…

 Cuenta

 

 En el menú Cuenta tenemos la opción Tema de Office que nos permite escoger combinaciones de colores que vayan mejor con nuestra pantalla y mejoren la visualización de la interfaz. Además podremos iniciar sesiónen Office.com lo cual habilitará mayor funcionalidad en lo que respecta a tener disponibles nuestros documentos en la nube y por tanto en cualquier dispositivo o poder compartirlos fácilmente.

ACCESS 2013

 

Access 2013 ha renovado en su interfaz pero además presenta una novedad muy potente, la creación de un nuevo tipo de bases de datos para crear aplicaciones web a través de SharePoint (aplicación que permite la creación de portales web de colaboración tanto para Internet como intranets). Eso si, para crear éstas aplicaciones web necesitaresmos un sitio web en un servidor local de SharePoint 2013.

Se mantiene la compatibilidad con bases de datos realizadas en anteriores versiones y se amplia a la base de datos SQL de Windows Azure (un servicio de base de datos relacional online).

 Introducción

 Al iniciar Access 2013 por primera vez aparecerá la página de introducción, dónde encontramos una serie de plantillas clasificadas por categorías que permiten crear bases de datos disponibles inmediatamente. Sólo tenemos que escoger una, y hacer clic sobre ella.

 

Ms Access es un Sistema Gestor de Bases de datos que organiza la información en base a tablas relacionales.  Mostramos un ejemplo en el esquema inferior:

Ésta forma de organizar la información se hace para evitar redundancias y para evitar errores por campos vacíos o inconsistencias de la información respecto a lo que supondría almacenar la información en una única tabla.

Access 2013 incluye a modo de plantillas diversas bases de datos de ejemplo listas para ser utilizadas como están o modificarlas según nuestras necesidades:

 

Pasos para diseñar la BBDD desde cero

 1. Determinar su finalidad y cómo se va a utilizar:

En esta fase hay que recoger información con entrevistas con los usuarios que utilizarán la base de datos. Hay que pensar en las preguntas que debe responder la BBDD. Reunir los formularios e impresos que se utilizan actualmente para registrar los datos.

Escoger entre implementar una aplicación de Access 2013.

Crear el esquema Entidad – Relación: Se crea el Esquema Conceptual de la Base de Datos. Este paso previo nos sirve para organizar la información que queremos representar en la Base de datos y para garantizar el buen funcionamiento y fácil mantenimiento de la misma. Es necesario identificar las tablas que alberguen el mínimo de información, evitando la redundancia y duplicidades, que hagan el sistema fácil de utilizar y mantener y que sea flexible al crecimiento.

Implementar la estructura de la Base de datos: Crear la tablas relacionadas en Access, tipos de datos, etc.ilizar y mantener y que sea flexible al crecimiento.

2. Crear la interfaz:

• Diseño de formularios (entradas)
• Diseño de informes (salidas)
• Sistema de navegación (menús, panel de control, etc.).

Para realizar un buen diseño de base de datos, es importante desarrollar el esquema conceptual de la base de datos denominado Esquema Entidad-Relación.

• Este paso previo nos sirve para organizar la información que queremos representar en la Base de datos y garantizar el buen funcionamiento y fácil mantenimiento de la misma.
• Es necesario crear tablas que alberguen el mínimo de información, evitando la redundancia y duplicidades, que hagan el sistema fácil de utilizar y mantener y que sea flexible al crecimiento.

Observa el siguiente ejemplo: Imagina que queremos diseñar una base de datos para un taller de automóviles y queremos almacenar los clientes del taller y los vehículos que tiene cada cliente:

Éstos son nuestros objetivos y habilidades propuestas para dominar MS Access  2013 a un nivel básico-intermedio:

Objetivos:

• Familiarizarse con el entorno de trabajo de la aplicación Access 2013.
• Crear bases de datos sencillas y manipular e introducir datos.
• Crear consultas sencillas y formularios e informes con el asistente.

Algunas habilidades básicas recomendadas:

1. Conocer la interfaz Access, con su cinta de opciones. Panel de exploración y la barra de herramientas de acceso rápido. Crear bases de datos a través de una plantilla y crear una base de datos en blanco.

2. Diseñar tablas y relaciones, insertar datos, dominar los tipos de datos, propiedades, relaciones e integridad referencial.

3. Trabajo con tablas: Añadir y eliminar campos, Añadir y eliminar registros, Buscar registros. Orden, Filtros, Fuente, Anchura y altura, Impresión y publicación.

4. Consultas: Asistentes y Vistas, Ejecutar y Criterios, Campos calculados y Generador de expresiones.

5. Formularios, Asistentes, Vistas, Editar datos y Autoformato.

6. Implementar informes a través de los asistentes.

EXCEL 2013

Se ha cambiado la interfaz siguiendo el estilo de Windows 8 más limpio y sencillo, lo cual ha aportado mayor claridad y espacio. Los botones son más grandes para adaptarlos mejor a las pantallas táctiles de los dispositivos móviles. Llama la atención que el movimiento del cursor (celda activa) es diferente como más suave.

La cinta de opciones se mantiene similar a 2007-2010, prácticamente con las mismas herramientas y localizadas en los mismo grupos.

• Se añaden multitud de plantillas nuevas a las anteriores.
• Relleno rápido reconoce patrones automáticamente.
• Análisis rápido, para añadir formato y minigráficos. Todo con vistas previas.
• Gráficos recomendados con vistas previas, diseños predefinidos muy profesionales y mejoras en la personalización.
• Trabajo en red con tareas como compartir documentos en Skydrive o iniciar conversaciones en Skype, Lync (Videoconferencia y mensajería tipo MSN) o Linkedin desde el propio Excel.
  
  Ms Excel en general ha sido diseñado para no cargar en exceso al sistema (memoria y demás recursos.  

  Requerimientos mínimos aconsejados por el fabricante:

• Procesador de x86 o de x64 bits de 1 Ghz
• RAM (32 bits) de 1 gigabyte (GB)
• 3,0 GB de espacio libre
• Tarjeta gráfica DirectX 10 con una resolución de 1024 x 576
• Windows 7, Windows 8, Windows Server 2008 R2 o Windows Server 2012
• Ms Internet Explorer 8, 9 o 10; Mozilla Firefox 10.x o una versión posterior; Apple Safari 5; o Google Chrome 17.x.
• Versión .NET 3.5, 4.0 o 4.5
• Para procesadores de 64 Bits con Procesador x86 o de x64 bits de 1 Ghz y demás requisitos similares al de 32. 
• Excel es una herramienta muy eficaz para obtener información con significado a partir de grandes cantidades de datos. También funciona muy bien con cálculos sencillos y para realizar el seguimiento de casi cualquier tipo de información. La clave para desbloquear todo este potencial es la cuadrícula de las celdas. Las celdas pueden contener números, texto o fórmulas. Los datos se escriben en las celdas y se agrupan en filas y columnas. Esto permite sumar datos, ordenarlos y filtrarlos, ponerlos en tablas y crear gráficos muy visuales. Veamos los pasos básicos para empezar.

• Crear un nuevo libro

  Los documentos de Excel se denominan libros. Cada libro tiene hojas, que normalmente se denominan hojas de cálculo. Puede agregar tantas hojas como desee a un libro o puede crear libros nuevos para separar los datos.
  
  
  1. Haga clic en Archivo  Nuevo.
  2. En Nuevo, haga clic en Libro en blanco.
     

     Introducir los datos    

     Haga clic en una celda vacía. Por ejemplo, la celda A1 de una hoja nueva.Se hace referencia a las celdas según su ubicación en la fila y la columna de la hoja, de modo que la celda A1 es la primera fila de la columna A.
     Escriba texto o un número en la celda.Presione ENTRAR o TAB para pasar a la celda siguiente.

  Usar Autosuma para sumar los datos

• Una vez escritos los números en la hoja, es posible que desee sumarlos. Un modo rápido de hacerlo es mediante Autosuma.
  Seleccione la celda a la derecha o debajo de los números que desea agregar.
  Haga clic en Inicio > Autosuma o presione Alt+=.

        La Autosuma suma los números y muestra el resultado en la celda que seleccione.

    Crear una fórmula simple

      Sumar números solo es una de las cosas que puede hacer, pero Excel puede hacer también otros            cálculos. Pruebe algunas fórmulas sencillas para sumar, restar, multiplicar o dividir los números.

1. Seleccione una celda y escriba un signo igual (=). Esto indica a Excel que la celda contendrá una fórmula.
2. Escriba una combinación de números y operadores de cálculo, como el signo más (+) para la suma, el signo menos (-) para la resta, el asterisco (*) para la multiplicación o la barra invertida (/) para la división.

Por ejemplo, escriba =2+4, =4-2, =2*4 o =4/2.

3. Presione Entrar. De este modo se ejecuta el cálculo.

También puede presionar Ctrl+Entrar si desea que el cursor permanezca en la celda activa.

 Aplicar un formato de número

 Para distinguir entre los distintos tipos de números, agregue un formato, como moneda, porcentajes o fechas.

1. Seleccione las celdas que contienen números a las que desea cambiar el formato.
2. Haga clic en Inicio > la flecha que se encuentra junto a General.

3. Seleccione un formato de número.

Si no ve el formato de número que está buscando, haga clic en Más formatos de número.

 Escribir los datos en una tabla

 Un modo sencillo de acceder a gran parte del potencial de Excel es poner los datos en una tabla. Esto permite filtrar u ordenar rápidamente los datos para empezar.

1. Seleccione los datos haciendo clic en la primera celda y arrastrándola a la última celda de los datos.

Para usar el teclado, mantenga pulsada la tecla Mayús a la vez que presiona las teclas de flecha para seleccionar los datos.

2. Haga clic en el botón Análisis rápido de la esquina inferior derecha de la selección.

3. Haga clic en Tablas, mueva el cursor al botón Tabla para poder ver el aspecto que tendrán los datos. Si le gusta, haga clic en el botón.

4. Ahora puede jugar con los datos: fíltrelos para ver solo los datos que desee u ordénelos para que vayan, por ejemplo, del mayor al menor. Haga clic en la flecha del encabezado de tabla de una columna.
5. Para filtrar los datos, desactive el cuadro Seleccionar todo para borrar todas las marcas de verificación y active los cuadros de los datos que desee mostrar en la tabla.

6. Para ordenar todos los datos, haga clic en Ordenar de la A a la Z u Ordenar de la Z a la A.

Obtenga más información sobre el filtrado de datos en una tabla de Excel.

Mostrar los totales de los números

Las herramientas de análisis rápido permiten obtener el total de los números rápidamente. Tanto si se trata de una suma, un promedio o un recuento, Excel muestra los resultados del cálculo debajo o junto a los números.

1. Seleccione las celdas que contienen los números que desea agregar o contar.
2. Haga clic en el botón Análisis rápido de la esquina inferior derecha de la selección.
3. Haga clic en Totales, mueva el cursor por los botones para ver los resultados del cálculo de los datos y haga clic en el botón para aplicar los totales.

Dar significado a los datos

El formato condicional o los minigráficos pueden resaltar los datos más importantes o mostrar las tendencias de los datos. Use la herramienta Análisis rápido para obtener una vista previa activa y probarlo.

1. Seleccione los datos que desea examinar más de cerca.
2. Haga clic en el botón Análisis rápido que aparece en la esquina inferior derecha de la selección.
3. Examine las opciones de las pestañas Formato y Minigráficos para ver cómo afectan a los datos.

Por ejemplo, seleccione una escala de color de la galería Formato para diferenciar las temperaturas altas, medias o bajas.

4. Cuando le guste lo que ve, haga clic en esa opción.

Obtenga más información sobre cómo aplicar formato condicional o analizar tendencias de datos usando minigráficos.

Mostrar los datos en un gráfico

La herramienta Análisis rápido recomienda el gráfico adecuado para los datos y le ofrece una presentación visual con unos pocos clics del ratón.

1. Seleccione las celdas que contienen los datos que desea mostrar en un gráfico.
2. Haga clic en el botón Análisis rápido que aparece en la esquina inferior derecha de la selección.
3. Haga clic en Gráficos, muévase por los gráficos recomendados para ver cuál se adapta mejor a sus datos y haga clic en el que desee.

 Nota    Excel muestra distintos gráficos en esta galería en función de lo recomendado para sus datos.

Obtenga más información sobre otros modos de crear un gráfico.

Guarde el trabajo

1. Haga clic en el botón Guardar o en la barra de herramientas de acceso rápido o bien, presione Ctrl+G.

Si ha guardado el trabajo antes, ha acabado.

2. Si esta es la primera vez, continúe completando los siguientes pasos:
1. En Guardar como, elija dónde desea guardar el libro y desplácese a una carpeta.
2. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el libro.
3. Para finalizar, haga clic en Guardar.

Imprimir

1. Haga clic en Archivo > Imprimir o presione Ctrl+P.
2. Obtenga una vista previa de las páginas haciendo clic en las flechas Página siguiente y Página anterior.

La ventana de vista previa muestra las páginas en blanco y negro o en color, en función de la configuración de su impresora.

Si no le gusta la manera en que se imprimirán las páginas, puede cambiar márgenes de página o agregar saltos de página.

3. Haga clic en Imprimir.

MS OFFICE WORD 2013

El flamante paquete ofimático de Microsoft Office 2013  incluye novedades para el procesador de texto Ms Word, el software de presentaciones PowerPoint, la hoja de cálculo más famosa del mundo Excel, el cliente de correo electrónico Outlook, la base relacional de escritorio Access, el software asistente para la creación de publicaciones de todo tipo Publisher junto al de anotaciones OneNote.

A modo de introducción destacaremos que la nueva interfaz  de Windows 8 mantiene la cinta de opciones que se muestra y oculta automáticamente y que agranda los controles para hacerlos más compatibles con pantallas táctiles.
Se ha integrado el trabajo en la nube y redes sociales con enlaces a aplicaciones como SkyDrive, Skype, Bing, Skype (servicios VoIP), Linkedin, Facebook, Yammer, … entre otros servicios de internet. Esto mejora la disponibilidad  de documentos y nuestra interacción social o profesional.

Outlook se integra en las redes sociales y OneNote ha mejorado mucho en su interfaz, ahora se integra en cualquier dispositivo para poder disponer de tus notas en cualquier lugar.

Por el contrario Access sólo se ha renovado en su interfaz pero presenta una novedad muy potente, la creación de un nuevo tipo de bases de datos para crear aplicaciones web a través de SharePoint (aplicación que permite la creación de portales web de colaboración tanto para internet como intranets).

Se mejora el modo de lectura en Word con la adaptación automática del tamaño del texto en pantalla y la edición de PDFs, si has leído bien, ahora se podrán editar documentos PDF directamente desde MS Word.

Word como el resto de aplicaciones de Office dan soporte a pantallas y dispositivos táctiles para poder escribir anotaciones a mano alzada bien con algún puntero o incluso con el ratón. Como novedad observamos que al abrir un documento donde hemos trabajado Word nos avisa en que punto nos quedamos.

 Powerpoint con la proyección multi-pantalla presenta un nuevo modo presentación más impactante, incluyendo nuevas formas para insertar elementos además de un zoom dinámico.

Por ejemplo se pueden incrustar vídeos y multimedia en cualquier documento de Ms Office desde la web. Por ejemplo podemos utilizar Flickr como repositorio de imágenes para insertar en nuestros documentos.

Excel incorpora el relleno inteligente, llamado Flash Fill, con reconocimiento de patrones de datos. Se mejora el asistente para crear gráficos, con vistas previas y recomendaciones según el tipo de datos a mostrar.

Office Professional Plus incluye Microsoft Office Lync (antes Microsoft Communicator) una utilidad de mensajería instantánea con posibilidades de videoconferencia, telefonía, compartir aplicaciones o transferir archivos.

Microsoft InfoPath sirve para crear formularios para la entrada de datos con el estándar XML. Muy usado con el servidor Sharepoint.

En el nuevo apartado de Herramientas de Office 2013 se incluye un Administrador de grabaciones para Lync, el Centro de carga de Office 2013 (para ver el estado de los archivos que se cargan en el servidor), la utilidad Database Compare 2013, el Panel y Registro de telemetría (ejemplo del panel), Preferencias de idioma y Spreadsheet Compare (un comando para comparar celda a celda dos libros abiertos y así poder comparar versiones de libros de Excel y analizar problemas o inconsistencias, o ver enlaces entre libros y hojas de cálculo.). Es posible que no tengas disponible alguna de estas opciones dependiendo de la versión de tu paquete de Office.

Introducción

Cuando abrimos por primera vez el programa, el procesador de textos nos muestra la Pantalla de bienvenida que nos ofrece abrir un documento nuevo en blanco, basado en diversas plantillas o Dar un paseo por Word 2013.

La instalación no se hace demasiado pesada y tras la solicitud de activación y conexión de nuestra cuenta a Ms Office, el asistente de bienvenida nos presenta a SkyDrive. Desde el principio todo gira en torno al trabajo en la nube como cambio de paradigma para los entornos ofimáticos. Ahora nos ofrecen disponer de nuestros archivos en cualquier lugar y con diferentes dispositivos, además de compartir con otros  documentos.

(Incluye en el encabezado un práctico buscador de plantillas)

Observamos que es similar a las anteriores versiones sólo que a simple vista parece variar mucho. Esto nos deja tranquilos y nos da la seguridad de que podremos trabajar desde el primer momento. No obstante decidimos dar “Un paseo por Word” para ponernos al día con las nuevas características.

Lo básico sigue funcionando casi de la misma manera que en anteriores versiones. Abrir documento en blanco, plantillas, una novedad en Vista / Modo lectura, guardar e imprimir. La cinta de opciones presenta el siguiente aspecto:

 

Ficha Archivo, Inicio, Insertar, Diseño, Diseño de página, Referencias, Correspondencia, Revisar (con un renovado Control de cambios), Visita, Formato y la nueva Iniciar sesión. Permanecen ocultas por el contexto el resto de pestañas. La cinta de opciones se puede anclar y desanclar.

Se mantiene como puedes observar en la parte superior izquierda de la Barra de Título el Menú de acceso rápido. Viene con las opciones por defecto Guardar (Ctrl+G), Deshacer (Ctrl+Z) y Rehacer (Ctrl+Y), aunque podemos añadir botones como en anteriores versiones en Personalizar barra de herramientas de acceso rápido. 

Incluye como opciones Impresión rápida, Modo Mouse/toque, etc. Una vez añadido un botón de comando puede ser eliminado con el menú contextual (botón derecho del ratón sobre el elemento).

Por ejemplo incorporando botones de macro que podemos crear. Otros elementos de la Barra de título son, el nombre del documento que estamos editando, la Ayuda de Ms Word, Opciones de presentación de la cinta de opciones (ocultar y mostrar pestañas y comandos), minimizar ventana y cerrar.

Por otro lado en la parte inferior de la ventana de Word, encontramos la Barra de estado en color azul y que incluye información con referencia al número de páginas del documento y dónde nos encontramos, el nº de palabras del documento, los errores de revisión encontrados, el idioma activo, el botón activar modo de lectura (pantalla completa, modo diseño de impresión y diseño web y una barra deslizadora para manejar el zoom del documento.
La Ficha Archivo se ha rediseñado, ahora presenta el siguiente aspecto:

Incluye un menú con los apartados:

• Información: Permite proteger e inspeccionar el documento y el control de versiones. Indica las propiedades del documento como el nº de páginas y palabras, su creador, la última modificación…
• Nuevo: Ofrece la posibilidad de abrir un documento en blanco, plantillas o dar un Paseo por Word (breve presentación)
• Abrir: Permite consultar los documentos recientemente abiertos, y abrir ficheros de Skydrive o del Equipo local, se pueden agregar otros sitios o repositorios de archivos de la intranet o de internet.
• Los habituales Imprimir, Guardar y Guardar como…
• Compartir, incluye las opciones Invitar a personas/ Guardar en la nube, Enviar por Correo electrónico, Presentar en línea y Publicar en blog
• En Exportar podemos Crear documento PDF/XPS y  Cambiar el tipo de archivo
• Cerrar (Alt+F4)
• Cuenta, para iniciar sesión en Office.com. Incluye la información del producto y de su activación
• Finalmente Opciones de Word, abre el cuadro de diálogo con las opciones generales de funcionamiento del procesador de textos.

  

 Muy similar a versiones anteriores de Ms Word, la nueva Ficha Inicio contiene los siguientes grupos:

 

• Portapapeles: Pegar, cortar, copiar, copiar formato, acceder al portapapeles para gestionarlo.
• Fuente: Selector de tipo de fuentes tipográficas y su tamaño, aumentar y disminuir tamaño de fuente, cambiar mayúsculas-minúsculas, borrar todo el formato (nuevo), negrita, cursiva, subrayado, tachado, subíndice, superíndice, efectos de texto y tipografía, resaltado y color de texto, opciones avanzadas de fuentes.
• Párrafo: Viñetas, numeración y listas multinivel, sangría, alineación, espaciado entre líneas, sombreado y bordes, configuración avanzada de párrafo.
• Estilos: Habitualmente en nuestro trabajo siempre solemos trabajar con el mismo tipo de estilo (tipo de fuentes, colores, alineaciones, sangrías, y demás formatos). Para ello Word dispone del Selector de estilos. Aunque podemos crear un estilo  propio desde cero o modificar uno existente, Word nos ofrece gran cantidad de estilos prediseñados que francamente están muy logrados y que nos pueden servir de guía.
• Edición: Buscar, reemplazar, seleccionar.

La Ficha Insertar contiene los grupos:

1. Páginas, para insertar la portada del documento, una página en blanco o un salto de página.
2. Tablas, donde podemos indicar las filas y las columnas, insertar desde MS Excel o realizar tablas con formato rápidas.
3. Formas, Imágenes propias y en línea, SmartArt (esquemas que representan información), Gráfico y Captura.
4. Aplicaciones para Office (Apps)
5. Vídeo en línea (multimedia)
6. Tipos de vínculos como hipervínculos, marcadores y referencias cruzadas)
7. Comentarios
8. Y en encabezado y pie de página detalles como el nº de página entre otros.
9. Cuadros de texto, Wordart, elementos rápidos, letra capital, fecha y hora, línea de firma y objeto (Adobe, bitmap, …)

El grupo Texto incluye Cuadro de texto, Explorar elementos rápidos, WordArt (Galería de estilos especiales de texto), Letra capital, Línea de firma, Fecha y hora, Objeto. Para finalizar el grupo Símbolos agrupa las herramientas Ecuación y Símbolo.

Ahora en todos los programas de Ms Office 2013 tenemos la posibilidad de insertar fácilmente imágenes de Bing, aparecen en una ventana tipo imágenes prediseñadas o de Office.com. No obstante, debemos señalar que para un uso privado no tienen restricción pero si para usos comerciales, ya que el hecho de que se encuentren en internet no significan que sean obras libres.

 En el grupo Formato del documento:

Tenemos:

Diferentes tipos de temas para nuestros documentos. Además podemos restablecer el tema de una plantilla si las modificaciones no nos han gustado, Buscar temas en nuestro equipo local (archivos .thmx) y Guardarel tema actual que hayamos creado.

   

La elección de paletas de colores, dónde podemos personalizar individualmente los colores de cada tema.

 

 Tipos de fuentes.

 

 Espaciado entre párrafos.


 Efectos de objetos, como sobras, reflejos, surcos, etc.
 

Establecer como predeterminada una determinada configuración de colores.

En el grupo Fondo de página podemos:

Insertar una Marca de agua apenas imperceptible (Se pueden usar las predeterminadas, descargar nuevas de Office.com o Crear nuevas.

  

Insertar Color de página

  

Insertar Bordes y sombreados de página ideales para destacar determinados documentos.

 

   

En la Ficha Diseño de página tenemos el grupo Configurar página, que incluye Personalizar márgenes, Orientación, Tamaño o Dimensiones del documento, Tipos de columnas como las periodísticas, Saltos de página, Números de línea al margen y Guiones para dividir las palabras al final de cada línea.

 En el Grupo párrafo podemos configurar la sangría y el espaciado. Y en el Grupo organizar tenemos ajustes de posición y de texto para imágenes insertadas, Traer adelante y atrás objetos, Panel de selección, Alinear, Agrupar y Girar.

 

En la Ficha referencias tenemos los grupos de herramientas y comandos Tabla de contenido, que proporciona un resumen de un documento auto-actualizable. Las líneas con estilo encabezado se añaden automáticamente y además tenemos dos botones para trabajar manualmente Agregar texto que añade encabezados y el botón Actualizar tabla

Notas al pie, incluye Insertar nota al final, Siguiente nota al pie y Mostrar notas.

En Citas y biografía podemos Insertar cita, Administrar fuentes de información, escoger el Estilo de citación, Bibliografía integra además Referencias y Trabajos citados. Recuerda que cuantas más citas tenga un documento más credibilidad tendrá.  

 En el grupo Títulos, podemos Insertar título, Insertar y actualizar la tabla de ilustraciones y realizar Referencias cruzadas (hiperenlaces con etiquetas automáticas).

En el grupo de herramientas Índice, tenemos Marcar entrada e Insertar y actualizar índice.

Tabla de autoridades, Marcar cita, Insertar y actualizar la tabla de autoridades de un documento, que pueden incluir casos y estados.

 

En la ficha Correspondencia, tenemos todas las herramientas para preparar nuestros mailings y comunicaciones comerciales bien por correo tradicional como por internet.

Para ello tenemos los grupos Crear sobres y etiquetas. Iniciar combinación de correspondencia, dónde podemos seleccionar destinatarios, escribiendo una Nueva lista, Usar o editar una lista existente como por ejemplo un listado en Excel o Elegir los contactos de Outlook.
En el grupo de herramientas Escribir e insertar campos podemos Resaltar campos de combinación, editar el Bloque de direcciones, la Línea de saludo o Insertar un campo combinado.
Vista previa de resultados se utiliza para revisar las comunicaciones generadas antes de imprimir o guardar en un fichero. Este grupo agrupa las herramientas Buscar destinatario y Comprobación de errores. Por último tenemos Finalizar y combinar.

 En la Ficha Revisar tenemos disponibles los grupos Revisión, con la Ortografía y gramática, Definir el significado de una palabra, consultar Sinónimos, y Contar palabras. Para usar los diccionarios se debe haber iniciado sesión. En el grupo Idioma, tenemos los botones Traducir dónde Word enviará por internet el documento para utilizar el servicio gratuito Microsoft Translator.



En el botón Idioma podemos establecer el idioma de corrección y nuestras preferencias de idioma en la interfaz, ayuda, información de pantalla, etc.
En el grupo Comentarios podemos hacer un Nuevo comentario, Eliminar comentarios, ir al Anterior o Siguiente comentario o Mostrar todos los comentarios del documento para gestionarlos.
En el grupo seguimiento tenemos el Control de cambios tan útil en trabajos compartidos en grupos de editores, gestionar las Revisiones y Mostrar tipos de marcas.
En el grupo Cambios podemos Aceptarlos, Rechazarlos o eliminarlos y movernos entre ellos. También resulta útil la herramienta Comparar versiones. Y en determinados casos Bloquear editores y Restringir edición.
 

En la ficha Vista podemos acceder a:

1. Grupo Vistas para seleccionar entre Modo de lectura, Diseño de impresión, Diseño web, Esquema y Borrador.
2. En el grupo Mostrar podemos seleccionar la Regla y Líneas de la cuadrícula del documento, así como el Panel de navegación.
3. En Zoom podemos seleccionar su nivel, ver una página o varias y el ancho de página.
4. En Ventana podemos abrir una segunda ventana para trabajar en distintos documentos al mismo tiempo (se recomienda una pantalla amplia), Organizar todas las ventanas abiertas o visualizar varias partes de un documento al mismo tiempo en Dividir (en paralelo o con desplazamiento sincrónico). Recomendamos probar todas las opciones para determinar cual nos resulta más cómoda según las necesidades de nuestro trabajo.
5. Finalmente en el grupo Macros podemos ver Macros o Grabarlas.