ACCESS 2013

 

Access 2013 ha renovado en su interfaz pero además presenta una novedad muy potente, la creación de un nuevo tipo de bases de datos para crear aplicaciones web a través de SharePoint (aplicación que permite la creación de portales web de colaboración tanto para Internet como intranets). Eso si, para crear éstas aplicaciones web necesitaresmos un sitio web en un servidor local de SharePoint 2013.

Se mantiene la compatibilidad con bases de datos realizadas en anteriores versiones y se amplia a la base de datos SQL de Windows Azure (un servicio de base de datos relacional online).

 Introducción

 Al iniciar Access 2013 por primera vez aparecerá la página de introducción, dónde encontramos una serie de plantillas clasificadas por categorías que permiten crear bases de datos disponibles inmediatamente. Sólo tenemos que escoger una, y hacer clic sobre ella.

 

Ms Access es un Sistema Gestor de Bases de datos que organiza la información en base a tablas relacionales.  Mostramos un ejemplo en el esquema inferior:

Ésta forma de organizar la información se hace para evitar redundancias y para evitar errores por campos vacíos o inconsistencias de la información respecto a lo que supondría almacenar la información en una única tabla.

Access 2013 incluye a modo de plantillas diversas bases de datos de ejemplo listas para ser utilizadas como están o modificarlas según nuestras necesidades:

 

Pasos para diseñar la BBDD desde cero

 1. Determinar su finalidad y cómo se va a utilizar:

En esta fase hay que recoger información con entrevistas con los usuarios que utilizarán la base de datos. Hay que pensar en las preguntas que debe responder la BBDD. Reunir los formularios e impresos que se utilizan actualmente para registrar los datos.

Escoger entre implementar una aplicación de Access 2013.

Crear el esquema Entidad – Relación: Se crea el Esquema Conceptual de la Base de Datos. Este paso previo nos sirve para organizar la información que queremos representar en la Base de datos y para garantizar el buen funcionamiento y fácil mantenimiento de la misma. Es necesario identificar las tablas que alberguen el mínimo de información, evitando la redundancia y duplicidades, que hagan el sistema fácil de utilizar y mantener y que sea flexible al crecimiento.

Implementar la estructura de la Base de datos: Crear la tablas relacionadas en Access, tipos de datos, etc.ilizar y mantener y que sea flexible al crecimiento.

2. Crear la interfaz:

• Diseño de formularios (entradas)
• Diseño de informes (salidas)
• Sistema de navegación (menús, panel de control, etc.).

Para realizar un buen diseño de base de datos, es importante desarrollar el esquema conceptual de la base de datos denominado Esquema Entidad-Relación.

• Este paso previo nos sirve para organizar la información que queremos representar en la Base de datos y garantizar el buen funcionamiento y fácil mantenimiento de la misma.
• Es necesario crear tablas que alberguen el mínimo de información, evitando la redundancia y duplicidades, que hagan el sistema fácil de utilizar y mantener y que sea flexible al crecimiento.

Observa el siguiente ejemplo: Imagina que queremos diseñar una base de datos para un taller de automóviles y queremos almacenar los clientes del taller y los vehículos que tiene cada cliente:

Éstos son nuestros objetivos y habilidades propuestas para dominar MS Access  2013 a un nivel básico-intermedio:

Objetivos:

• Familiarizarse con el entorno de trabajo de la aplicación Access 2013.
• Crear bases de datos sencillas y manipular e introducir datos.
• Crear consultas sencillas y formularios e informes con el asistente.

Algunas habilidades básicas recomendadas:

1. Conocer la interfaz Access, con su cinta de opciones. Panel de exploración y la barra de herramientas de acceso rápido. Crear bases de datos a través de una plantilla y crear una base de datos en blanco.

2. Diseñar tablas y relaciones, insertar datos, dominar los tipos de datos, propiedades, relaciones e integridad referencial.

3. Trabajo con tablas: Añadir y eliminar campos, Añadir y eliminar registros, Buscar registros. Orden, Filtros, Fuente, Anchura y altura, Impresión y publicación.

4. Consultas: Asistentes y Vistas, Ejecutar y Criterios, Campos calculados y Generador de expresiones.

5. Formularios, Asistentes, Vistas, Editar datos y Autoformato.

6. Implementar informes a través de los asistentes.