MS PROJECT 2013

 

 

MS Project 2013 es un gestor de proyectos integrado dentro de un entorno ofimático como es MsOffice 2013, aunque puede adquirirse por separado. Microsoft Office Professional Plus 2013 incluye Microsoft Project Professional 2013 dedicado a la gestión de proyectos PPM.

  Su uso suele ser en entornos corporativos y profesionales, utilizándose poco en el ámbito doméstico como si sucede con el resto de programas del paquete ofimático.

Para empresas y profesionales facilita enormemente la programación de tareas, la gestión de recursos y el control de costes. Con MS Project 2013 podemos hablar y coordinar proyectos con el resto del equipo sin salir de la aplicación.

       Lo nuevo

•  Nuevo conjunto de informes con opciones gráficas inéditas que permiten generar reportes más claros para sus destinatarios.
• Informes de evolución personalizables: Trabajo planificado, completado y restante como líneas de un gráfico.
• En los diagramas de Gantt se aporta más claridad en las líneas de tareas mediante el uso de colores.
• Lync 2013 permite conectar a todos los miembros del equipo sin salir de la aplicación. Skydrive nos permite disponer de los archivos compartidos en cualquier dispositivo conectado a la red.
• Es compatible con anteriores versiones: Escalas de tiempo, rutas de acceso a tareas, costes, recursos y asignaciones, etc, … Conexión de Ms Project a Visio y de MS Project a Excel con tablas dinámicas. 
   Introducción
  
  
  Cada proyecto se compone de una serie de tareas interrelacionadas, con una fecha de inicio y una duración, que determinaremos basándonos en la experiencia o en técnicas de estimación. Para llevar a cabo estas tareas les asignaremos recursos (personas, materiales, instalaciones etc.) que tendrán una disponibilidad y un coste. Una vez realizada la planificación temporal, Ms Project 2013 nos ayudará en el seguimiento diario:
• Revisando si se cumplen las fechas de finalización de tareas.
• Vigilando si son necesarios más recursos para el cumplimiento de plazos. Controlando si se mantienen los costes durante el proyecto.

En un proyecto deberemos controlar distintas variables como la duración, los recursos necesarios para llevarlo a cabo y el coste. Por ejemplo si planificamos un proyecto para el desarrollo de una aplicación, este tendrá una fecha de entrega y un presupuesto que deberemos respetar.

Gracias a la planificación y el posterior seguimiento del proyecto podremos evitar incumplir plazos o desviaciones del presupuesto inicial. La falta de planificación suele ser la causa de retrasos, aumento de costes y baja calidad de muchos proyectos.

Fases de un proyecto

 Las fases previas en la gestión de proyectos son:

1. La definición de la finalidad del proyecto, establece el ámbito y objetivos del mismo. Suelen realizarse entrevistas con el cliente para definir necesidades y objetivos a alcanzar. En esta fase aun no se tienen cuentan factores como la duración del proyecto, costes etc. sólo se trata de definir el problema y las posibles soluciones.

2. Estudiar la viabilidad del proyecto, para ver si es realizable. Hay que considerar las posibles estrategias de solución, analizar riesgos y si la ejecución del proyecto es rentable.

3. Estimar el tiempo, coste y esfuerzo requeridos. Podemos estimar basándonos en nuestra experiencia, aunque existen técnicas y métodos de estimación, como la técnica Delphi o lastécnicas de descomposición.

4. Planificación temporal, para asegurarnos que podemos cumplir los objetivos y plazos fijados. Plasmaremos en MS Project las fases y tareas del proyecto, con sus duraciones, relaciones, recursos y costes basándonos en las estimaciones. Esta planificación nos servirá de guía para iniciar el proyecto.

5. Cuando comienza la ejecución del proyecto entramos en la fase de seguimiento y adaptación a los cambios.

Utilizaremos Ms Project 2013 para vigilar si se va cumpliendo la planificación. Conforme el proyecto vaya avanzando actualizaremos periódicamente el proyecto con datos reales. Si alguna tarea se sale del calendario previsto tendremos que reorganizar las tareas o reasignar recursos para solventarlo, o hacer reestimaciones más concretas.

Para llevar a cabo esta gestión Project combina varias técnicas, el Diagrama de Gantt, Diagrama de PERT y el Método de la ruta o camino crítico CPM, que estudiaremos con mayor detalle en siguientes capítulos.

 Proyectos

 Un proyecto es una actividad planificada a priori orientada a la consecución de unos objetivos de manera eficiente.

Para llegar a nuestra meta tendremos que contar con recursos que pueden ser tangibles como los recursos económicos o los recursos humanos e intangibles como el tiempo, la experiencia, prestigio de la compañía, conocimiento, etc.

Un proyecto suele estar comprendido por una fecha de inicio, una serie de etapas intermedias y un fin. En él se expondrán las tareas, plazos de ejecución y costes.

Existirán tareas que se realizarán paralelamente y otras que no podrán comenzar hasta que no termine la fase previa. Por eso una demora en una fase anterior provoca desajustes en las etapas posteriores. Hoy en día se utiliza software precisamente para recalcular al instante cualquier variación en los plazos de ejecución.

El proyecto por definición ha de tener previamente descritas todas las operaciones, luego vendrá la etapa de ejecución, con sus desviaciones y soluciones bien sobre la marcha o fruto de los controles del proceso.

Para realizar un proyecto bien estructurado recomendamos seguir el conjunto de pasos, que estudiaremos a continuación…

 “Dirigir bien, es hacer que los demás tengan éxito.”

 Fases

Las fases  en la gestión de proyectos son:

1. La definición de la finalidad del proyecto, establece el ámbito y objetivos del mismo. Suelen realizarse entrevistas con el cliente para definir necesidades y objetivos a alcanzar. En esta fase aun no se tienen cuentan factores como la duración del proyecto, costes etc. sólo se trata de definir el problema y las posibles soluciones.

2. Estudiar la viabilidad del proyecto, para ver si es realizable. Hay que considerar las posibles estrategias de solución, analizar riesgos y si la ejecución del proyecto es rentable.

3. Estimar el tiempo, coste y esfuerzo requeridos. Podemos estimar basándonos en nuestra experiencia, aunque existen técnicas y métodos de estimación, como la técnica Delphi o las técnicas de descomposición.

4. Planificación temporal, para asegurarnos que podemos cumplir los objetivos y plazos fijados. Plasmaremos en MS Project las fases y tareas del proyecto, con sus duraciones, relaciones, recursos y costes basándonos en las estimaciones. Esta planificación nos servirá de guía para iniciar el proyecto.

5. Cuando comienza la ejecución del proyecto entramos en la fase de seguimiento y adaptación a los cambios.

Ciclo de vida de un proyecto:

 

 

Estructurar

 Mediante una reunión inicial de coordinación con los responsables de proyecto fijaremos las directrices del proyecto.

Definiremos la finalidad , los objetivos del proyecto y los principios de gestión (intenciones) que nos servirán de guía.

Una vez que se ha definido el ámbito del proyecto, debe estudiarse la viabilidad del proyecto. Considerar las diferentes  alternativas e identificar las posibles restricciones técnicas y de gestión, con el fin de escoger la mejor solución.

Tendremos que estimar antes de comenzar, de cuánto tiempo disponemos, el esfuerzo humano requerido y cual será su coste.

Planificar

 En la planificación se identifican las tareas que componen el proyecto, y las dependencias entre ellas. Se estima el esfuerzo , tiempo y costes necesarios para completar cada una de las tareas. Se asignan los recursos humanos y materiales a cada tarea. Este estudio debe ser lo más completo posible.

Una vez identificadas las tareas y determinada la duración mínima del proyecto se obtendrá una agenda de fechas para realizar el seguimiento y control del proyecto.

Toda esta información se presenta mediante diagramas como el Gantt que nos muestran gráficamente la distribución de las tareas.

 Es fundamental asignar tareas a nuestro equipo y que cada miembro tenga clara sus funciones y prioridades.

Una vez se ha creado la programación comienza la implementación del proyecto. Cuanto más complejo y largo sea un proyecto más posibilidades hay de que se produzcan variaciones en la programación original. En la fase de seguimiento se compara  lo planificado con el trabajo real, con el objetivo de ajustar la parte no completada del proyecto para no desviarnos del presupuesto o incumplir plazos.

La actividad de seguimiento permitirá controlar varios aspectos básicos en la gestión de proyectos:

• Comprobar si las tareas comienzan y finalizan según lo planeado, y si esto afecta a la fecha de finalización del proyecto.
• Controlar si los recursos están empleando más o menos tiempo del que se planificó para realizar una tarea.
• Vigilar si los costes se mantienen o hay diferencias con el presupuesto original.

Si detectamos que nos estamos desviando de la planificación original estaremos a tiempo de adaptar la programación. Podremos reasignar recursos, reordenar tareas o ajustar el calendario laboral para evitar  incumplir los plazos fijados, o superar los costes estimado.

 

 Recursos

 Un vez asignadas tareas y hayamos delegado en nuestro equipo realizaremos la función de soporte, seguimiento y control del proceso. Necesitaremos medir y obtener ratios para poder obtener estadísticas.

Como jefe de proyecto debemos tener claro cuales son los valores de los ratios que debemos alcanzar para conseguir nuestros objetivos.

Es posible que el equipo asignado no consiga determinadas metas, debemos tener en cuenta pequeños márgenes de actuación en nuestros cálculos tanto de tiempo, como de dinero, personas, etc.

 Limitaciones

 Los proyectos se enfrentan a limitaciones que pueden poner en peligro la viabilidad de los mismos. Estas limitaciones pueden ser internas como el tiempo, recursos económicos-financieros, humanos o externas como el marco legal, competencia, etc.

Establecidos los objetivos y limitaciones, se realiza un listado con las actividades necesarias para conseguir cada objetivo. Agruparemos las tareas y las incluimos en la programación para determinar qué personas y habilidades necesitaremos.

Project trabaja con dos tipos de recursos:

• Recursos de trabajo : Son la personas que trabajarán en el proyecto.
• Equipamiento: Si el equipamiento que se va a utilizar no tiene ningún coste quizás no sea necesario agregarlo al proyecto. Pero si por ejemplo necesitamos para el proyecto instalaciones o equipamiento en alquiler, o comprar algún material específico es importante agregarlo al proyecto para que la estimación de los costes sea más real. También puede ocurrir que la utilización del equipamiento determine el comienzo de una tarea.

 

En Project es posible personalizar el calendario para un recurso determinado, de forma que podamos recoger horarios diferentes, periodos vacacionales, o indicar si un trabajador no está disponible un día determinado porque está ocupado en un proyecto diferente.

Mediante la configuración de los recursos y su asignación a las tareas controlaremos el esfuerzo necesario para realizar el proyecto, y los costes por el uso de estos recursos.

 

Costes fijos

Los costes (costos) fijos son aquellos que se producen periódicamente y en relaciones fijas, por ejemplo el pago del alquiler de las instalaciones, o una licencia de software.

Algunos ejemplos de ahorro de costes fijos son:

• Utilizar Internet para comunicarnos con proveedores, clientes, administración, etc. Hoy en día con las tarifas planas podemos hacer uso intensivo de nuestra conexión. Podemos sustituir parte de los consumos variables en comunicaciones telefónica, carta, etc. por el coste fijo de conexión a internet.

• Internalizar funciones subcontratadas. Por ejemplo podemos formar al personal interno para que lleve la gestión laboral y fiscal en lugar de pagar una cuota mensual a una asesoría-gestoría.

• Y su opuesto; la externalización de funciones o servicios que podríamos definirla como la acción de recurrir a una agencia externa para que realice una función interna pero no clave para nuestro negocio. Así, podemos centrarnos en lo que mejor sabemos hacer o “Core business”. Por eso el outsourcing ayuda a la especialización de nuestra empresa y a centrarnos en nuestra actividad principal responsable de nuestra rentabilidad como empresa. “El outsourcing proporciona flexibilidad y eficiencia.”

•  Mayor productividad por coste hora/trabajador.

 Costes variables

 Los costes variables son aquellos que se producen proporcionalmente al nivel de actividad, como pueden ser los costes de suministros de papel, discos u otros materiales fungibles.

Algunos ejemplos de ahorro en costes variables:

• Consumibles, utilizando productos reciclados que suelen ser más económicos.

• Renegociar los gastos de telefonía e Internet. Revisar muy bien las facturas es posible que nos cobren pequeñas cantidades por servicios que no necesitamos. Como desvío de llamada, antivirus, etc.

• Optimizar viajes y gastos de mensajería. Quizá la opción de valija un solo día a la semana para los envíos resulte igual de eficaz y mucho más económica que los envíos a discreción.

• Comparar precios en la adquisición de suministros con al menos 3 proveedores.

• Reducir comisiones bancarias, cambiando la operativa. Podemos pagar nuestros proveedores con cheque en lugar de realizar transferencias. A la par que ganamos en financiación pues suelen tardar más días en descontar la cantidad abonada.

• Internalizar trabajos de proveedores. Por ejemplo desarrollar nuestra propia web, hoy en día esto es viable gracias a las herramientas informáticas disponibles sin grandes conocimientos informáticos.

• Utilizar los rendimientos en especie para los variables de las nóminas éstos ahorran tasas e impuestos (IRPF España), tanto a la empresa como al trabajador, a la vez que deducen nuestro pago en los seguros sociales pues no cotizan. Como los cheques comida, pago de guarderías, gastos de formación, etc.

 Costes en MS Project

 En Project es posible controlar el aspecto financiero del proyecto, de forma que podamos prever cual será su coste, o controlar como podemos reducirlos. Asignando un coste a los recursos de trabajo, y materiales podremos obtener conocer información útil como:

• El coste total esperado del proyecto
• El coste de una tarea o fase concreta del proyecto
• El coste de los recursos
• Comparar los costes reales del proyecto con los previstos.

El coste de cada tarea será la suma del coste de todos los recursos de trabajo asignados a la tarea y del coste de los materiales y costes por uso. En el caso de que conozcamos los costes fijos de de una tarea (Alquiler del local, amortizaciones de maquinarias, Impuestos, etc.) podemos agregarlos directamente a la tarea.

Además de asignar los costes a recursos en tareas, en Project es posible indicar cuándo se ha contraído el coste de un recurso y cuándo se carga.

• Podemos cargar los costes al principio si es necesario pagar por anticipado, antes de que comience la tarea.
• Cargarlos al final de la tarea, si es posible realizar el pago una vez que la tarea se haya completado el trabajo.
• O Prorratearlos si necesitamos distribuirlo  durante la duración de la tarea.

 Temporalización

 Determinaremos la secuencia y la temporalización o momento en el que abordaremos cada tarea. Estudiaremos el tiempo de duración de cada una y su interrelación para establecer cierto margen de maniobra.

Los hitos sirven para marcar pequeñas metas y establecer un tiempo límite para conseguirlos. De esta forma nos aseguramos que llegaremos a tiempo al final.

 Validación

 Este último paso implica identificar y analizar las amenazas según su impacto en el plan. Es recomendable reunir a los agentes involucrados para realizar este análisis, así como proponer posibles planes de prevención y contingencia.

Pueden realizarse algunos cambios en el plan original, en función de las amenazas detectadas o las medidas preventivas. Hechos estos cambios y revisado el plan, por parte del responsable del proyecto, es fundamental comunicar a los implicados la planificación actualizada.

La ejecución del proyecto será mucho más fluida si se ha acertado en la planificación. Lo mismo ocurrirá con el control de lo ejecutado. El esfuerzo empleado en la planificación obtendrá sus frutos a lo largo del proyecto, asegurando el éxito del mismo.

 Casos de estudio

 Éxitos, proyectos fallidos, mercado, competencia, tribunales, I+D+i, en definitiva la evolución de la vida de una empresa durante 30 años: